CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS: POLÍTICA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Versión: 8 Vigencia: 01/11/2025

I. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS, es aplicable a los grupos de interés y bases de datos, archivos y/o documentos que contengan datos personales y que son objeto de tratamiento de la organización, como entidad responsable y encargada de tratamiento de los datos personales y responsable del ejercicio de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

Identificación del responsable y encargado del tratamiento de datos personales

  • Entidad: CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS

  • Domicilio: carrera 28b #78-77, Bogotá, D.C. – Colombia

  • N° de Identificación Tributaria NIT: 900.517.571-9

  • Línea de atención al cliente: 3153740514

  • Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm y sábados de 8:00 am a 12:00 m

II. OBJETIVO

La presente política establece los lineamientos bajo los cuales la organización realizará el tratamiento de los datos personales y su protección, además de las finalidades de dicho tratamiento, los derechos de los titulares de los datos personales, así como los procedimientos para la atención de consultas y reclamos en relación con el mencionado tratamiento ante la organización.

III. PRINCIPIOS

CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS, en el desarrollo de sus actividades recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los titulares.

Todo el tratamiento del que sean objeto los datos personales, será realizado por el responsable y/o terceros a quienes se les transfiera los mismos, con el cumplimiento inequívoco de la legislación vigente y en virtud de la presente política, para garantizar de manera clara, expresa y determinable los derechos al habeas data de los titulares y dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas por la Ley.

Estos principios son:

  • a) Autorización previa: Tratamientos o procedimientos sobre los datos personales que se lleven a cabo, deben contar con la autorización previa, expresa e informada del titular, incluyendo las finalidades específicas de la recolección. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público pueden ser tratados por cualquier persona, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

  • b) Finalidad autorizada: Todo tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

  • c) Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

  • d) Veracidad o Calidad del Dato: Los datos deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

  • e) Entrega de información al Titular: Se debe entregar al titular o a la persona autorizada por la Ley, la información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan. La entrega la llevará a cabo la titular encargada de la protección de datos personales.

  • f) Circulación restringida: Los datos personales solo pueden ser tratados por el personal de la organización que cuente con autorización para ello, o quienes tengan a cargo la realización de tales actividades dentro de sus funciones. No se podrán entregar datos personales a quienes no cuenten con autorización.

  • g) Temporalidad: La organización no podrá utilizar la información más allá de su funcionalidad y el periodo que se ajuste a ella, por un plazo razonable.

  • h) Acceso restringido: No se podrá poner la información a disposición en medios electrónicos u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para garantizar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

  • i) Confidencialidad: La organización debe garantizar de manera permanente la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley.

  • j) Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo dato personal que no sea dato público debe tratarse por los responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular del dato personal y la organización haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales datos personales deben continuar siendo tratados de conformidad con esta política y con la Ley.

  • k) Seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

IV. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS tiene como finalidad:

  1. Administrar y gestionar los servicios ofrecidos por la organización en los cuales el titular decida registrarse.

  2. Estudiar cuantitativa y cualitativamente las visitas y utilizar los servicios por parte de los usuarios.

  3. Recolección y tratamiento de datos personales, por medio de cámaras, video cámaras, circuitos cerrados de televisión (CCTV) y, en general, cualquier medio por el cual se realice el tratamiento de imágenes, en especial con fines de vigilancia.

  4. Analizar, evaluar y generar datos estadísticos e indicadores.

  5. Enviar por medios tradicionales y electrónicos información relacionada con los proyectos, programas o servicios de CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS.

  6. Generar trazabilidad de las mercancías y productos que custodia o traslada la organización en razón a su actividad económica.

  7. Realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.

  8. Demás usos administrativos, comerciales, de publicidad y las demás finalidades indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

  9. Para los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas de la organización.

  10. Las demás finalidades que determine el responsable para la debida prestación del servicio, de forma que se cumplan las obligaciones legales y regulatorias.

V. PERSONAS A QUIENES CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS, puede suministrar información a las siguientes personas que cumplan con las condiciones definidas en la Ley:

  1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o a sus representantes legales.

  2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  3. A los encargados del tratamiento con un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

  4. A los terceros autorizados por el titular o por la Ley.

VI. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información tienen los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito.

  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.

  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías.

VII. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento (CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS) debe cumplir con los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre los que se encuentran:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.

  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  6. Actualizar la información, comunicando oportunamente al encargado del tratamiento todas las novedades.

  7. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

  8. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.

VIII. PROPIEDAD INTELECTUAL

Se considera INFORMACIÓN CONFIDENCIAL cualquier información que incluya, sin limitación, cualquier información de carácter legal, financiero, comercial o de mercadeo (marcas, operación del negocio, diseños) de la parte emisora y que llegare a conocer el receptor.

IX. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

La Gerencia SGI y Jurídica es el área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos.

El titular de los datos personales podrá contactar a la Gerencia SGI y Jurídica para ejercer su derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos.

X. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

El titular de los datos tiene los siguientes medios para realizar peticiones, consultas y reclamos:

  • Sitio web: http://clslog-co.com

  • Email: info@clslog-co.com

  • Comunicación escrita dirigida a CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS, Carrera 28b # 78-77, Bogotá, D.C.-Colombia

a) Peticiones y Consultas

  • El Titular puede solicitar información sobre sus datos personales, el uso que se les ha dado o solicitar una actualización o supresión.

  • La organización debe atender las peticiones y consultas en un término no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

  • Si no es posible cumplir, se debe informar al titular los motivos de la demora y señalar la nueva fecha de respuesta, la cual no puede ser más de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

b) Reclamos

  • Si el titular advierte el presunto incumplimiento de un deber contenido en la Ley, puede presentar un reclamo, el cual debe incluir: Nombres y apellidos del responsable o encargado, Identificación del titular, Descripción de hechos, Dirección de envío de correspondencia y Documentos de soporte.

  • Si el reclamo está incompleto, CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS debe informar al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles para que complete la información. Si dos (2) meses después el titular no aporta la información, se entenderá que ha desistido.

  • Si el reclamo es recibido por alguien no competente, debe dar traslado en un plazo máximo de dos (2) días hábiles e informar al interesado en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.

  • Una vez recibido el reclamo completo, CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS responderá dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

  • Si no puede responder en ese plazo, debe informar la demora y la fecha en que atenderá el reclamo, la cual no puede ser mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

  • El titular debe haber realizado previamente el trámite de petición, consulta o reclamo ante CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS para elevar la queja ante los organismos de control.

XI. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

  • CLS LOGISTIC SOLUTIONS SAS adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • La organización garantiza la conservación del archivo físico o digital de los documentos y registros del proceso de creación y/o actualización de cliente asociado de negocio, por un periodo no inferior a diez (10) años.

XII. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

  1. El titular tiene implementadas medidas de control y prevención para el fraude y de lavado de activos y en el caso necesario se hará la consulta en listas confidenciales.

  2. Ha establecido medidas de seguridad para los procesos de archivo y actualización de los datos personales para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  3. Realiza procesos para el desarrollo de operaciones de administración de los sistemas de bases de datos, atendiendo las rectificaciones o modificaciones de manera oportuna y eficaz.

  4. Entrega certificados o comunicaciones a los titulares frente a la transmisión de datos a terceros.

  5. Mantiene y procesa la información de los clientes por medios electrónicos idóneos y adecuados.

XIII. ENTRADA Y VIGENCIA

  • La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue creada el día 27 de marzo de 2020 y empieza a regir a partir de la misma.

  • La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento.

  • La organización se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta política; en tal caso, se publicarán los cambios en la página web habilitada para tal fin.

  • El cumplimiento de esta política debe anteponerse a los intereses personales o metas comerciales de cada trabajador.

  • Esta política está disponible para las partes interesadas y se revisará cuando se considere necesario.

****

NATALIA MARTÍNEZ ORJUELA Representante Legal CLS Logistic Solutions SAS